Pentingnya Project Manajemen Plan untuk Proyek Bisnis
Pentingnya Project
Manajemen Plan untuk Proyek Bisnis
Sebagai seorang pebisnis tentunya
sudah tidak asing lagi dengan istilah project manajemen plan, mengingat
pasti sudah berulang kali menjalankan sebuah proyek bisnis besar maupun kecil.
Namun pebisnis awal biasanya masih awam tentang hal ini.
Pada dasarnya setiap pebisnis
menginginkan proyeknya bisa berjalan dengan lancar, karena sudah mengeluarkan
modal besar serta melalui berbagai proses yang menyita waktu dan tenaga.
Tentunya menikmati keuntungan adalah keinginan setiap pebisnis.
Salah satunya adalah dengan mengetahui
bagaimana perkembangan bisnisnya, apakah penggunaan sumber dayanya efektif, apakah
proyeknya berjalan lambat, dan berbagai pertanyaan lainnya. untuk bisa
mengetahuinya perlu acuan dan proses perencanaan.
Apa Itu Project
Manajemen Plan?
Acuan tersebut salah satunya adalah project
manajemen plan. Definisi berdasarkan PMBOK Guide sendiri adalah sebuah
dokumen resmi yang menjelaskan bagaimana sebuah proyek berjalan, dipantau,
dikontrol, dan diselesaikan.
Sehingga seluruh acuan kerja,
penggunaan sumber daya, serta patokan menjalankan proyeknya harus mengikuti
dokumen ini. Dengan demikian akan terjadi keselarasan kinerja antara tim
pelaksana dengan tim eksekutif, serta bisa memantau perkembangan proyeknya.
Dokumen ini sendiri tidaklah bersifat
kaku, atau sering disebut sebagai living dokumen. Contohnya ketika terjadi
sebuah perubahan pada perencanaan proyek, dokumennya juga harus mengikuti atau
diubah sesuai dengan perencanaan barunya.
Untuk isinya sendiri mencangkup
beberapa hal terkait proyeknya. Mulai dari baseline perencanaan yang memuat
berbagai jenis rencana dalam mengembangkan proyeknya. Di antaranya detail
mengenai jadwal proyek hingga rencana anggaran proyeknya.
Terdapat juga acuan atau perbandingan
antara realitas lapangan proyeknya dengan perencanaan, atau sering disebut
dengan performance measurement baseline. Performance ini nanti yang akan
menjadi bahan laporan pada stakeholdernya mengenai kondisi proyeknya.
Karena sifatnya dinamis, maka
dokumennya juga memuat change control system. Di dalamnya memuat informasi
perubahan – perubahan yang direncanakan atau diajukan. Ketika informasi dalam
change control system disetujui, maka baselinenya bisa disesuaikan lagi.
Alasan
Proyek Bisnis Perlu Project Manajemen
Plan
Salah satu alasan sebuah bisnis
memerlukan perencanaan adalah sebagai panduan dan acuan untuk menjalankan
proyeknya. Namun selain itu ada beberapa manfaat lainya yang tidak bisa diabaikan
ketika membuat perencanaan secara matang dan mendetail.
1.
Acuan yang Lebih Jelas
Salah satu penguat semangat dalam
mencapai sebuah target proyek adalah pengetahuan mengenai gambaran hasil yang
jelas dan terukur. Selain memudahkan membaginya pada beberapa target juga bisa
menjadi motivasi bagi berbagai pelaksana proyeknya.
Kejelasan acuan ini bisa menjadi
penggerak bagi berbagai komponen pelaksananya agar tetap bertahan untuk
menyelesaikan proyeknya. Dengan demikian bisa dipastikan proyek bisnisnya bisa
bertahan hingga seluruh targetnya tercapai.
2.
Menilai Risiko dan Upaya Manajemennya
Dengan merencanakan sebuah proyek
bisnis secara mendetail, berbagai pihak bisa memberikan penilaian terkait
potensi risiko – risiko selama proses pelaksanaannya. Melalui masukan tersebut
bisa direncanakan mengenai manajemen risikonya sehingga tidak menimbulkan
kerugian.
3.
Bisa Mengalokasikan Sumber Daya Lebih Efisien
Salah satu informasi dalam project
manajemen plan adalah informasi terkait sumber daya dan penggunaannya. Dari
informasi tersebut, bisa menjadi acuan untuk mencegah terjadinya kekurangan
sumber daya atau kelebihan sumber daya.
4.
Memperlancar Proses Komunikasi
Karena sebuah bisnis melingkupi
berbagai pihak, mulai dari owner, pelaksana, investor, hingga stakeholder,
tentunya perlu sarana komunikasi agar dapar membagikan kondisi bisnisnya.
Perencanaan manajemen ini adalah sarana komunikasi yang efektif.
Dasar Pembuatan Project Manajemen Plan
Karena dokumen ini menjadi acuan utama
dalam mengembangkan sebuah proyek, maka pembuatannya tidak boleh sembarangan.
Perlu pertimbangan – pertimbangan yang kuat dalam setiap analisisnya, sehingga
menghasilkan sebuah perencanaan yang mendetail.
Salah satu dasar pembuatannya adalah
manajemen risiko. Yaitu melihat bagaimana sebuah kegiatan bisnis akan bekerja
dan melihat potensi – potensi masalahnya. Tidak hanya sebatas mengidentifikasi
masalahnya saja, tetapi juga merencanakan mitigasinya.
Dalam upaya pembuatan project
manajemen plan proses ini disebut sebagai expert judgement, atau penilaian
sebuah kelompok ahli mengenai input dan process. Penilaian ini nantinya
digunakan untuk meningkatkan perencanaan dan memperkaya aktivitas proyeknya.
Expert judgement ini penting dalam
sebuah kegiatan planning, karena darinya kualitas estimasinya akan meningkat
dan mampu memperkirakan prosesnya lebih akurat. Dengan demikian seorang
manajemen bisa bekerja lebih leluasa dan terukur.
Selain expert judgement, proses
facilitation techniques juga menjadi pertimbangan utama. Facilitation
techniques merupakan upaya penyatuan pandangan dan pola pikir seluruh pihak
yang terlibat, agar terjadi kesatuan gerak dalam mengembangkan proyek
bisnisnya.
Beberapa komponen seperti output dari
perencanaan lain, standar industri pemerintah, budaya, infrastruktur,
organizational process aset, dan berbagai komponen lainnya juga menjadi
pertimbangan pembuatannya. Sehingga hasilnya lebih matang dan akurat.
Proses Pembuatan Project Manajemen Plan
Untuk membuat dokumen perencanaan ini,
terdapat beberapa tahapan utama yang perlu dilalui. Tahapan ini penting, karena
berbagai analisis, perhitungan, dan pertimbangan dikembangkan darinya. Sehingga
mampu menghasilkan sebuah dokumen yang akurat.
1.
Mengembangkan
Gambaran Proyek Bisnis yang Akan Dijalankan
Sebuah proyek bisnis tentunya memiliki
latar belakangnya, karena itu mendetailkan latar belakang, bagaimana ide bisa
tumbuh, serta seperti apa nanti idenya menjadi sebuah keharusan. Dari informasi
ini nantinya bisa menjadi pertimbangan berbagai pihak penting.
Ketika menggambarkan ide bisnisnya,
harus dikembangkan dan dituliskan secara mendetail terlebih dahulu, termasuk
prospektusnya. Nantinya dokumen ini akan dipresentasikan serta disampaikan pada
berbagai komponen pelaksana proyeknya.
2.
Mendiskusikan
dengan Berbagai Pihak Penting
Masing – masing komponen pastinya
memiliki sebuah harapan terhadap pengembangan bisnisnya, terutama bagi
stakeholder. Untuk memastikan kesamaan tujuan proyek, karenanya dibutuhkan
diskusi terlebih dahulu. Acuannya adalah gambaran proyeknya.
Komunikasi ini penting, karena masing
– masing pihak, terutama stakeholder memiliki berbagai keinginan dari
keterlibatannya dalam sebuah proyek. Melalui komunikasi ini, bisa meminimalisir
potensi konflik setelah proyeknya berlangsung cukup lama.
3.
Menyusun Jadwal
Proyeknya
Ketika seluruh komponen sudah sepakat
dengan idenya serta seluruh sumber dayanya telah terpenuhi, jadwal menjadi
prioritas perencanaan berikutnya. Melalui jadwal tersebut, nantinya manajer
bisa memiliki acuan terhadap seberapa lama proyeknya harus berjalan.
4.
Meninjau Risiko
dari Proyek Bisnisnya
Seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya bahwa komponen atau dasar pembuatan dokumen perencanaan ini adalah
saran ahli. Salah satu isinya adalah pembahasan mengenai perhitungan risiko.
Sehingga bisa mengambil keputusan lebih akurat.
5.
Membuat Laporan
Dalam Menjalankan Proyeknya
Mengingat sifat dokumennya tidak kaku,
maka laporan tentang perkembangan proyeknya harus rutin diberikan. Sehingga
ketika nantinya diputuskan untuk ada perubahan rencana, masing – masing
komponen sudah mengerti penyebabnya.
Perencanaan menjadi salah satu
komponen penting dalam setiap kegiatan, salah satunya adalah ketika hendak memulai
sebuah proyek bisnis. Semakin besar kompleksitas proyek bisnisnya, maka semakin
mendetail juga perencanaannya.
Selain itu perlu juga mengomunikasikan
rencana bisnisnya pada berbagai pihak yang terlibat dalam bisnis tersebut.
Untuk memfasilitasinya, bisa menggunakan project manajemen plan, di
dalamnya memuat berbagai detail rancangan bisnis hingga manajemen risikonya.
Kata kunci : project manajemen plan
Meta Deskripsi : project manajemen plan diperlukan sebagai acuan manajer atau
project auditor dalam menjalankan proyeknya dan menjadi sarana komunikasi ke
stakeholder
