Pentingnya Project Manajemen Plan untuk Proyek Bisnis

Pentingnya Project Manajemen Plan untuk Proyek Bisnis

Sebagai seorang pebisnis tentunya sudah tidak asing lagi dengan istilah project manajemen plan, mengingat pasti sudah berulang kali menjalankan sebuah proyek bisnis besar maupun kecil. Namun pebisnis awal biasanya masih awam tentang hal ini.

Pada dasarnya setiap pebisnis menginginkan proyeknya bisa berjalan dengan lancar, karena sudah mengeluarkan modal besar serta melalui berbagai proses yang menyita waktu dan tenaga. Tentunya menikmati keuntungan adalah keinginan setiap pebisnis.

Salah satunya adalah dengan mengetahui bagaimana perkembangan bisnisnya, apakah penggunaan sumber dayanya efektif, apakah proyeknya berjalan lambat, dan berbagai pertanyaan lainnya. untuk bisa mengetahuinya perlu acuan dan proses perencanaan.

Apa Itu Project Manajemen Plan?

Sebuah proyek tentunya tidak bisa dikerjakan seorang diri, perlu kerja sama berbagai pihak, mulai dari eksekutif proyek, investor, tim pelaksana, dan stakeholder. Untuk bisa menyelaraskan proses kerjanya, perlu acuan resmi agar setiap pihak dapat memahami perannya.

Acuan tersebut salah satunya adalah project manajemen plan. Definisi berdasarkan PMBOK Guide sendiri adalah sebuah dokumen resmi yang menjelaskan bagaimana sebuah proyek berjalan, dipantau, dikontrol, dan diselesaikan.

Sehingga seluruh acuan kerja, penggunaan sumber daya, serta patokan menjalankan proyeknya harus mengikuti dokumen ini. Dengan demikian akan terjadi keselarasan kinerja antara tim pelaksana dengan tim eksekutif, serta bisa memantau perkembangan proyeknya.

Dokumen ini sendiri tidaklah bersifat kaku, atau sering disebut sebagai living dokumen. Contohnya ketika terjadi sebuah perubahan pada perencanaan proyek, dokumennya juga harus mengikuti atau diubah sesuai dengan perencanaan barunya.

Untuk isinya sendiri mencangkup beberapa hal terkait proyeknya. Mulai dari baseline perencanaan yang memuat berbagai jenis rencana dalam mengembangkan proyeknya. Di antaranya detail mengenai jadwal proyek hingga rencana anggaran proyeknya.

Terdapat juga acuan atau perbandingan antara realitas lapangan proyeknya dengan perencanaan, atau sering disebut dengan performance measurement baseline. Performance ini nanti yang akan menjadi bahan laporan pada stakeholdernya mengenai kondisi proyeknya.

Karena sifatnya dinamis, maka dokumennya juga memuat change control system. Di dalamnya memuat informasi perubahan – perubahan yang direncanakan atau diajukan. Ketika informasi dalam change control system disetujui, maka baselinenya bisa disesuaikan lagi.

Alasan Proyek Bisnis Perlu Project Manajemen Plan

Salah satu alasan sebuah bisnis memerlukan perencanaan adalah sebagai panduan dan acuan untuk menjalankan proyeknya. Namun selain itu ada beberapa manfaat lainya yang tidak bisa diabaikan ketika membuat perencanaan secara matang dan mendetail.

1.      Acuan yang Lebih Jelas

Salah satu penguat semangat dalam mencapai sebuah target proyek adalah pengetahuan mengenai gambaran hasil yang jelas dan terukur. Selain memudahkan membaginya pada beberapa target juga bisa menjadi motivasi bagi berbagai pelaksana proyeknya.

Kejelasan acuan ini bisa menjadi penggerak bagi berbagai komponen pelaksananya agar tetap bertahan untuk menyelesaikan proyeknya. Dengan demikian bisa dipastikan proyek bisnisnya bisa bertahan hingga seluruh targetnya tercapai.

2.      Menilai Risiko dan Upaya Manajemennya

Dengan merencanakan sebuah proyek bisnis secara mendetail, berbagai pihak bisa memberikan penilaian terkait potensi risiko – risiko selama proses pelaksanaannya. Melalui masukan tersebut bisa direncanakan mengenai manajemen risikonya sehingga tidak menimbulkan kerugian.

3.      Bisa Mengalokasikan Sumber Daya Lebih Efisien

Salah satu informasi dalam project manajemen plan adalah informasi terkait sumber daya dan penggunaannya. Dari informasi tersebut, bisa menjadi acuan untuk mencegah terjadinya kekurangan sumber daya atau kelebihan sumber daya.

4.      Memperlancar Proses Komunikasi

Karena sebuah bisnis melingkupi berbagai pihak, mulai dari owner, pelaksana, investor, hingga stakeholder, tentunya perlu sarana komunikasi agar dapar membagikan kondisi bisnisnya. Perencanaan manajemen ini adalah sarana komunikasi yang efektif.

Dasar Pembuatan Project Manajemen Plan

Karena dokumen ini menjadi acuan utama dalam mengembangkan sebuah proyek, maka pembuatannya tidak boleh sembarangan. Perlu pertimbangan – pertimbangan yang kuat dalam setiap analisisnya, sehingga menghasilkan sebuah perencanaan yang mendetail.

Salah satu dasar pembuatannya adalah manajemen risiko. Yaitu melihat bagaimana sebuah kegiatan bisnis akan bekerja dan melihat potensi – potensi masalahnya. Tidak hanya sebatas mengidentifikasi masalahnya saja, tetapi juga merencanakan mitigasinya.

Dalam upaya pembuatan project manajemen plan proses ini disebut sebagai expert judgement, atau penilaian sebuah kelompok ahli mengenai input dan process. Penilaian ini nantinya digunakan untuk meningkatkan perencanaan dan memperkaya aktivitas proyeknya.

Expert judgement ini penting dalam sebuah kegiatan planning, karena darinya kualitas estimasinya akan meningkat dan mampu memperkirakan prosesnya lebih akurat. Dengan demikian seorang manajemen bisa bekerja lebih leluasa dan terukur.

Selain expert judgement, proses facilitation techniques juga menjadi pertimbangan utama. Facilitation techniques merupakan upaya penyatuan pandangan dan pola pikir seluruh pihak yang terlibat, agar terjadi kesatuan gerak dalam mengembangkan proyek bisnisnya.

Beberapa komponen seperti output dari perencanaan lain, standar industri pemerintah, budaya, infrastruktur, organizational process aset, dan berbagai komponen lainnya juga menjadi pertimbangan pembuatannya. Sehingga hasilnya lebih matang dan akurat.

Proses Pembuatan Project Manajemen Plan

Untuk membuat dokumen perencanaan ini, terdapat beberapa tahapan utama yang perlu dilalui. Tahapan ini penting, karena berbagai analisis, perhitungan, dan pertimbangan dikembangkan darinya. Sehingga mampu menghasilkan sebuah dokumen yang akurat.

1.      Mengembangkan Gambaran Proyek Bisnis yang Akan Dijalankan

Sebuah proyek bisnis tentunya memiliki latar belakangnya, karena itu mendetailkan latar belakang, bagaimana ide bisa tumbuh, serta seperti apa nanti idenya menjadi sebuah keharusan. Dari informasi ini nantinya bisa menjadi pertimbangan berbagai pihak penting.

Ketika menggambarkan ide bisnisnya, harus dikembangkan dan dituliskan secara mendetail terlebih dahulu, termasuk prospektusnya. Nantinya dokumen ini akan dipresentasikan serta disampaikan pada berbagai komponen pelaksana proyeknya.

2.      Mendiskusikan dengan Berbagai Pihak Penting

Masing – masing komponen pastinya memiliki sebuah harapan terhadap pengembangan bisnisnya, terutama bagi stakeholder. Untuk memastikan kesamaan tujuan proyek, karenanya dibutuhkan diskusi terlebih dahulu. Acuannya adalah gambaran proyeknya.

Komunikasi ini penting, karena masing – masing pihak, terutama stakeholder memiliki berbagai keinginan dari keterlibatannya dalam sebuah proyek. Melalui komunikasi ini, bisa meminimalisir potensi konflik setelah proyeknya berlangsung cukup lama.

3.      Menyusun Jadwal Proyeknya

Ketika seluruh komponen sudah sepakat dengan idenya serta seluruh sumber dayanya telah terpenuhi, jadwal menjadi prioritas perencanaan berikutnya. Melalui jadwal tersebut, nantinya manajer bisa memiliki acuan terhadap seberapa lama proyeknya harus berjalan.

4.      Meninjau Risiko dari Proyek Bisnisnya

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa komponen atau dasar pembuatan dokumen perencanaan ini adalah saran ahli. Salah satu isinya adalah pembahasan mengenai perhitungan risiko. Sehingga bisa mengambil keputusan lebih akurat.

5.      Membuat Laporan Dalam Menjalankan Proyeknya

Mengingat sifat dokumennya tidak kaku, maka laporan tentang perkembangan proyeknya harus rutin diberikan. Sehingga ketika nantinya diputuskan untuk ada perubahan rencana, masing – masing komponen sudah mengerti penyebabnya.

Perencanaan menjadi salah satu komponen penting dalam setiap kegiatan, salah satunya adalah ketika hendak memulai sebuah proyek bisnis. Semakin besar kompleksitas proyek bisnisnya, maka semakin mendetail juga perencanaannya.

Selain itu perlu juga mengomunikasikan rencana bisnisnya pada berbagai pihak yang terlibat dalam bisnis tersebut. Untuk memfasilitasinya, bisa menggunakan project manajemen plan, di dalamnya memuat berbagai detail rancangan bisnis hingga manajemen risikonya.

 

 

 

 

Kata kunci : project manajemen plan

Meta Deskripsi : project manajemen plan diperlukan sebagai acuan manajer atau project auditor dalam menjalankan proyeknya dan menjadi sarana komunikasi ke stakeholder